TwoGo by SAP™

Privacyrichtlijn

Laatst bijgewerkt op Augustus 2018

Wij hebben deze privacyrichtlijn ontwikkeld om de verplichting te onderstrepen die SAP heeft om de privacyrechten van iedereen te beschermen. In deze richtlijn zetten wij onze procedures uiteen voor het hanteren van persoonsgebonden gegevens voor de service TwoGo. De uitvoering van de Cloudservices TwoGo by SAP door SAP is een functionele overdracht in het kader van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

1. Wat zijn persoonsgebonden gegevens?

Met "persoonsgebonden gegevens" wordt alle informatie over een specifieke of identificeerbare natuurlijke persoon bedoeld; "identificeerbaar" is een persoon indien er, direct of indirect, in het bijzonder door toewijzing van een registratienummer of door de vermelding van één of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit, een verband met deze persoon kan worden gelegd.

Kort gezegd: wat het gebruik van TwoGo by SAP betreft zijn persoonsgebonden gegevens alle vormen van informatie die betrekking hebben op u als persoon en die u ons ter beschikking stelt of die wij verzamelen terwijl u van onze Service gebruik maakt.

2. Welke persoonsgebonden gegevens verzamelen wij en waarom?

Wanneer u zich bij TwoGo by SAP registreert, vragen wij u om ons de volgende gegevens te verstrekken:

2.1 Verplichte gegevens:

  • Voor- en achternaam – wordt getoond aan alle deelnemers van een tot stand gekomen carpool, en ook aan uw Followers en aan gebruikers aan wie u een ritaanvraag toestuurt.
  • E-mailadres – wordt gebruikt voor aanmelding door de gebruiker en wordt getoond aan alle deelnemers van een tot stand gekomen carpool, en aan uw Followers en aan gebruikers aan wie u een ritaanvraag toestuurt. Het e-mailadres wordt ook gebruikt voor communicatie door TwoGo met de gebruiker. Wij sturen met regelmatige tussenpozen een e-mail naar het opgegeven e-mailadres, waarin wij u verzoeken op een bevestigingslink te klikken. Op deze wijze controleren wij of u nog steeds behoort bij de onderneming/organisatie met een licentie.
  • Wachtwoord – wordt gebruikt voor aanmelding door de gebruiker
  • Nummer mobiele telefoon – wordt aan alle deelnemers van een tot stand gekomen carpool doorgegeven
  • Privé- en zakelijk adres (als voornaamste plaats van vertrek en plaats van bestemming voor regelmatige ritten) – wordt gebruikt voor snelle invoer van ritaanvragen en om relevante ritvoorstellen van TwoGo te ontvangen.
  • Gegevens van een ritaanvraag (rol als bestuurder, meerijder of beide, adres van vertrek en adres van bestemming, vroegste datum van vertrek & tijdstip, uiterste datum van aankomst & tijdstip, maximaal aantal passagiers) – worden door TwoGo gebruikt voor de totstandbrenging van een passende carpool en worden getoond aan uw Followers en gebruikers aan wie u een ritaanvraag toestuurt.

2.2 VRIJWILLIGE GEGEVENS:

  • Locatiegegevens – worden aan de andere deelnemers van uw carpool doorgegeven, voor zover de app voor uw mobiele telefoon is geïnstalleerd en de zoekfunctie voor locaties in de app is geactiveerd
  • Voertuiggegevens (merk, model, kleur, kenteken), voor zover u als bestuurder meerijdgelegenheden aanbiedt – worden aan alle passagiers van een tot stand gekomen carpool doorgegeven. Aan de Followers en aan gebruikers aan wie u een ritaanvraag toestuurt, wordt het aantal vrije plaatsen en uw gewenste rol doorgegeven. Indien u als gebruiker met een licentie optreedt als bestuurder/bestuurster in een carpool, kan het kenteken van uw voertuig door uw onderneming/organisatie opgeroepen worden, voor zover uw onderneming/organisatie speciaal gereserveerde parkeerplaatsen ter beschikking stelt en derhalve uw parkeerrecht kan controleren.
  • Plaatsen (bijv. gebouwen op het bedrijfsterrein als adres van vertrek en adres van bestemming) – wordt gebruikt om aan de gebruiker vooraf bepaalde plaatsen aan te bieden die specifiek zijn voor het bedrijf, ten behoeve van een snelle invoer.
  • Foto
    • Voor de individualisering van uw profiel en om aan meerijders van tot stand gekomen carpools door te geven met als doel wederzijdse identificatie.
    • Om in de Follower-functie getoond te worden. Uw foto wordt getoond op de lijst van de Followers van de desbetreffende gebruiker (bestuurder/meerijder) die u wilt volgen. Verder wordt uw foto getoond op de desbetreffende lijsten van de gebruikers die u volgen, en ook bij het ritvoorstel dat u deelt met de gebruikers die u volgen. Gebruikers kunnen u volgen nadat ze een rit met behulp van TwoGo bemiddeld hebben gekregen of doordat u hen specifiek uitnodigt.
  • Foto voertuig – voor de individualisering van uw profiel en om aan meerijders van tot stand gekomen carpools door te geven met als doel wederzijdse identificatie.
  • Gegevens van de ritaanvraag (rol als bestuurder, meerijder of beide, adres van vertrek en adres van bestemming, vroegste datum van vertrek & tijdstip, uiterste datum van aankomst & tijdstip, maximaal aantal passagiers) – worden bij de boeking van een carpoolvoertuig van uw organisatie getoond voor statistische evaluaties.
  • Gegevens van een tot stand gekomen rit (rol als bestuurder, meerijder of beide, adres van vertrek en adres van bestemming) worden bij het meerijden in een carpoolvoertuig getoond voor statistische evaluaties bij de licentieverstrekkende organisatie, ook als u geen gebruiker bent van de licentieverstrekkende organisatie.

Aan de hand van deze informatie kunnen wij uw persoonlijke TwoGo by SAP-account aanmaken en de ritwensen en meerijdgelegenheden koppelen die u via ons programma invoert of waaraan u via ons programma deelneemt. Verder worden deze gegevens gebruikt voor het uitwisselen van informatie over een ritaanvraag resp. ritbemiddeling met u, uw Followers en uw ritgenoten, zoals hieronder beschreven. Wij verifiëren aan de hand van uw e-maildomein of een code dat u behoort tot een onderneming/organisatie of instelling ("organisatie met een licentie") die over de vereiste gebruiksrechten voor de Service beschikt.

Indien u zich toegang verschaft tot een Service van TwoGo by SAP (bijvoorbeeld indien u zich op de website aanmeldt, een beoogde rit invoert of uw persoonsgebonden gegevens wijzigt), registreren wij de datum waarop u toegang tot de Service heeft gehad en welke actie u heeft ondernomen. Deze informatie gebruiken wij voor supportdoeleinden en voor het meten van de gebruiksfrequentie. Bovendien registreren wij uw IP-adres. Dit helpt ons bij het afweren van aanvallen op het systeem en het herstellen van fouten in de service.

Voor zover u gebruikmaakt van het puntensysteem, worden de gegevens van de ritaanvraag of van de tot stand gekomen rit (rol als bestuurder, meerijder of niet door bemiddeling tot stand gekomen ritaanvraag) gebruikt voor het bijhouden van uw puntensysteem.

Wanneer u ervoor kiest om in het kader van het gebruik van TwoGo by SAP aangeboden extra functionaliteiten te gebruiken, dan zullen wij u eventueel om verstrekking van verdere persoonsgebonden gegevens vragen. Gebruik van uw persoonsgebonden gegevens vindt in deze gevallen alleen plaats met uw voorafgaande toestemming.

3. Gebruik van cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites die u bezoekt, op uw computer worden geplaatst. Ze worden vaak gebruikt om websites te laten functioneren resp. efficiënter te laten functioneren en om de eigenaren van websites van informatie te voorzien.

TwoGo by SAP gebruikt weliswaar cookies voor de aansturing van haar verbindingen met de website, bijvoorbeeld om uw persoonlijke voorkeursinstellingen te "onthouden", maar doet niet aan cookie-volgen, om informatie over u of uw gebruik van de website te verzamelen.

In de volgende opsomming wordt toegelicht welke cookies door TwoGo by SAP worden gebruikt en waarom:

  • Sessie-cookie JSESSIONID

    Deze cookie dient voor het beheren van de TwoGo by SAP-sessie van de gebruiker. De cookie wordt verwijderd zodra de browser wordt gesloten.

  • Beveiligingssessie-cookie TGS[randomID]

    Deze cookie wordt aangemaakt wanneer de gebruiker zich aanmeldt op de TwoGo by SAP-website. De cookie dient voor de identificatie van de beveiligingssessie van de gebruiker en wordt verwijderd wanneer de gebruiker zich afmeldt bij de TwoGo by SAP-website of de browser sluit.

  • Aangemeld blijven-cookie TGP[randomID]

    Deze cookie wordt aangemaakt wanneer de gebruiker zich op de TwoGo by SAP-Website aanmeldt met de functie "2 weken aangemeld blijven" geactiveerd. De cookie dient voor de identificatie van de voortdurende sessie van de gebruiker en wordt verwijderd wanneer de gebruiker zich expliciet afmeldt bij de TwoGo by SAP-website of als de termijn van twee weken verstreken is.

  • Bescherming tegen CSRF-aanvallen-cookie SAP_SECID_2GO_000.

    Deze cookie beschermt uw verbinding met onze server tegen aanvallen met valse aanvragen die de gehele website omvatten. De cookie wordt verwijderd zodra de browser wordt gesloten.

In de meeste webbrowsers kan het gebruik van cookies via de browserinstellingen tot op zekere hoogte worden bepaald. In de gebruikersondersteuning van uw browser kunt u bijvoorbeeld nalezen hoe u in uw browser kunt instellen dat u, voordat u een cookie ontvangt, wordt geïnformeerd hoe u cookies kunt verwijderen. Houd er rekening mee dat het gebruik van de Services in bepaalde gevallen niet mogelijk is indien sessiecookies niet worden geaccepteerd.

4. Gebruik van Push-diensten

Voor zover u gebruik maakt van de TwoGo by SAP Apps voor Android of iOS, wordt u per pushbericht over ritaanvragen en statuswijzigingen van ritten geïnformeerd. Hiervoor krijgt uw mobiele telefoon wanneer de app voor het eerst geopend wordt (na de installatie, vóór de aanmelding) een device-ID van de Google Cloud Messaging (GCM) resp. de Apple Push Notification Service (APNS) voor de TwoGo-app toegewezen. Wanneer u zich via de app bij TwoGo by SAP aanmeldt, wordt de aangemaakte device-ID naar TwoGo by SAP verstuurd en aan uw gebruikersaccount toegewezen. Voor meldingen van ritaanvragen of statuswijzigingen van ritten (bijv. er is een rit tot stand gekomen, of een tot stand gekomen rit is gewijzigd of afgezegd) stuurt TwoGo by SAP versleutelde berichten naar de GCM-server resp. de APNS. De GCM-server resp. de APNS plaatst deze berichten voor u op uw mobiele telefoon, zodra het apparaat zich de volgende keer bij de GCM-infrastructuur resp. de APNS meldt. Het Android- resp. iOS-besturingssysteem geeft de berichten aan de TwoGo-app op het apparaat door. De TwoGo-app beoordeelt de berichten en voert de desbetreffende actie uit (bijv. ritgegevens van een geüpdatete rit van de TwoGo-server downloaden, de gebruiker afmelden etc.).

Wij wijzen erop dat de servers voor de Google Cloud Messaging (GCM) Service en de Apple Push Notification Service (APNS) zich buiten het toepassingsgebied bevindt van de Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

5. Gebruik van gegevens voor statistische doeleinden

Bij het gebruik van de Service TwoGo by SAP worden de volgende gegevens verzameld en voor statistische evaluaties gebruikt, voor zover u een gebruiker met een licentie van TwoGo by SAP bent.

Deze informatie is niet meer gekoppeld aan een persoon. Het gaat om geaggregeerde en derhalve geanonimiseerde gegevens met de hieronder genoemde informatie. Deze statistische gegevens kunnen voor uw onderneming of aan de organisatie met licentie, waarmee u zich hebt geregistreerd, als voor de gehele locatie (of de gehele onderneming) geldende aggregatie toegankelijk gemaakt worden, voor zover uw onderneming/organisatie statistieken wenst te ontvangen.

Statistiek van de gebruikers

  • Privéadres [alleen vermelding van de stad. Indien er minder dan 5 gebruikers in deze stad zijn geregistreerd, alleen vermelding van het land]
  • Geslacht [alleen indien er tenminste 5 gebruikers van hetzelfde geslacht in een stad geregistreerd zijn]
  • Datum van de laatste activiteit [alleen indien er tenminste 5 gebruikers op dezelfde dag actief waren, anders aggregatie per maand (aangeduid als 01-maand-jaar) of per jaar (aangeduid als 01-01-jaar)]
  • Heeft een foto geüpload [j/n]
  • Heeft voertuiggegevens vermeld [j/n]
  • Heeft een foto van het voertuig geüpload [j/n]
  • Datum van de registratie
  • Minimale lengte (in procenten) van de gezamenlijke rit
  • Bemiddeling beperkt tot vrouwen [j/n, alleen indien als geslacht vrouw is vermeld]
  • Maximale tijd van de omweg (in minuten)
  • Geprefereerde rol (bestuurder/meerijder/beide)
  • Datum van registratie [alleen indien er zich tenminste 5 gebruikers op dezelfde dag hebben geregistreerd, anders aggregatie per maand (aangeduid als 01-maand-jaar) of per jaar (aangeduid als 01-01-jaar)]

Statistiek van de ritaanvragen per locatie van de organisatie

  • Gewenste rol voor deze rit
  • Rit is tot stand gekomen [j/n]
  • Gebruiker is bestuurder [j/n]
  • Start-/einddatum [afgerond op hele uren]
  • Plaats van vertrek/plaats van bestemming [alleen stad]
  • Datum van de laatste activiteit
  • Afstand per rit (traject)
  • Aantal vrije zitplaatsen voor meerijders
  • Maximale tijd voor omweg
  • Potentiële besparingen [CO2 en €]
  • Gebruikersinterface waarmee de aanvraag is gedaan

    [kalender, web, mobiele app]

  • Gebruiker heeft informatie over eigen locatie vrijgegeven voor meerijders [j/n]

Dagstatistiek per locatie van de organisatie

  • Aantal geblokkeerde gebruikers dat op de peildatum geen gebruik kon maken van de service
  • Aantal gebruikers dat hun e-mailadres niet heeft bevestigd

Opmerking: er worden alleen details getoond in de statistiek als de combinatie van de afzonderlijke criteria meer dan 5 gebruikers oplevert. Zijn er bijvoorbeeld minder dan 5 gebruikers die zich binnen een jaar vanuit dezelfde stad (privéadres), met hetzelfde geslacht hebben geregistreerd, dan blijven de velden in het verslag met betrekking tot de datum van de registratie leeg.

Gebruik van gegevens voor prijsvragen (wedstrijd)

Indien u een gebruiker van TwoGo by SAP bent en deelneemt aan een prijsvraag van uw organisatie, geeft SAP uw naam, punten en e-mailadres door aan uw organisatie.

6. Informatie van TwoGo

Als onderdeel van onze Service zal ons systeem via e-mail met u communiceren. Deze uitwisseling van informatie heeft uitsluitend betrekking op ritten resp. ritwensen en aangeboden ritten in de buurt, voor zover u deze Service hebt geactiveerd (bijv. wanneer wij een passende meerijdgelegenheid voor u gevonden hebben, de details van uw rit gewijzigd zijn of een mogelijke rit bij u in de buurt begint of eindigt).

Wij communiceren per e-mail met gebruikers die afnemer van onze Services zijn, en wij communiceren per telefoon om klachten of technische problemen van gebruikers af te handelen. Wij gebruiken uw e-mailadres om het openen van uw account te bevestigen en informatie over het gebruik van de Service te sturen.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgebonden gegevens?

Wij verwijderen alle opgeslagen persoonsgebonden gegevens van u als volgt:

  • Naam, e-mailadres, wachtwoord

    • Verwijdering 7 dagen na de registratie, indien de registratie niet is bevestigd
    • Verwijdering na 365 dagen zonder activiteit van de geregistreerde gebruiker, indien de TwoGo-account van de gebruiker niet is gekoppeld aan diens Concur-account
    • Onmiddellijke verwijdering in geval van verwijdering van het gebruikersaccount door de gebruiker
    • Verwijdering bij het einde van een licentieovereenkomst
    • Verwijdering van uw gebruiksrecht, indien u een niet-gerechtigde licentiegebruiker bent
  • Overige contact- en profielgegevens (bijv. nummer mobiele telefoon, privé- en zakelijk adres, plaats, locatie organisatie, foto, voertuiggegevens)

  • Gegevens van een ritaanvraag (adres van vertrek en adres van bestemming, vroegste datum van vertrek & tijdstip, uiterlijke datum van aankomst & tijdstip)

    • Onmiddellijke verwijdering in geval van annulering van de ritaanvraag door de gebruiker
    • Verwijdering 6 weken na de datum van een rit
  • IP-adressen

    • Verwijdering binnen 6 weken.

8. Doorgeven van uw persoonsgebonden gegevens

Om uw ritwensen te combineren met ritwensen van andere gebruikers van TwoGo by SAP, geven wij de volgende informatie aan andere geregistreerde gebruikers door: uw voor- en achternaam, het nummer van uw mobiele telefoon, uw e-mailadres, uw afhaal- en uitstappunt en de gegevens van uw voertuig, indien u rijdt. Indien u foto's hebt geüpload, worden deze eveneens aan deze deelnemers doorgegeven.

Indien u een gebruiker met een licentie bent en er gereserveerde parkeerplaatsen beschikbaar zijn, kunnen wij, indien gewenst, het kenteken van de bestuurder van een carpool die al wel of niet tot stand is gekomen, doorgeven aan daartoe gerechtigde personen van deze organisatie zodat zij controle kunnen uitoefenen op het recht om daar te parkeren.

  • Indien u een gebruiker met een licentie bent, kan uw organisatie één of meer personen aanwijzen die de licentieversie van TwoGo by SAP beheren. Voor supportdoeleinden kunnen deze beheerders zich toegang verschaffen tot al uw persoonsgebonden gegevens en meerijdgelegenheden resp. ritwensen en uw account verwijderen resp. deblokkeren. Wordt er geen beheerder aangewezen, dan kan de gebruiker zich tot TwoGo by SAP Support wenden.

Indien u gebruik maakt van een boeking voor een carpoolvoertuig van uw organisatie, kunnen er statistische evaluaties van uw gemaakte rit worden getoond.

Indien u aan een tot stand gekomen carpool deelneemt in de rol van meerijder, kunnen uw ritgegevens worden getoond voor statistische evaluaties bij de licentieverstrekkende organisatie, ook als u geen gebruiker bent van de licentieverstrekkende organisatie.

9. Onderaannemers

Om onze Service voor u beschikbaar te kunnen stellen, maken wij gebruik van de geografische diensten van HERE Europe B.V., Kennedyplein 222-226, 5611 ZT Eindhoven, Nederland. Hierbij worden de volgende gegevens doorgegeven: vertrekpunt en bestemming, begin van de rit en ook uw IP-adres.

SAP maakt gebruik van Netlution GmbH, Landteilstr. 33, 68163 Mannheim, om in opdracht van SAP telefonische support te leveren voor TwoGo by SAP. Hierbij worden de volgende gegevens doorgegeven: alle in hoofdstuk 2 genoemde gegevens.

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgebonden gegevens niet aan derden.

10. Beveiliging van uw persoonsgebonden gegevens

SAP verplicht zich de persoonsgebonden gegevens die u ons toestuurt, te beschermen. SAP past een combinatie van in de branche gebruikelijke beveiligingstechnologieën, procedures en organisatorische maatregelen toe, om uw persoonsgebonden gegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegden of onbevoegd gebruik of openbaarmaking zoals bedoeld in de Duitse wet op de gegevensbescherming.

Onze medewerkers zijn verplicht uw rechten op uw eigen privésfeer en vertrouwelijkheid te eerbiedigen.

Alle gegevens en informatie die u ter beschikking stelt of die anderszins tijdens uw gebruik van de TwoGo by SAP-Service worden ingevoerd, worden uitsluitend opgeslagen in datacenters in Duitsland die eigendom zijn van SAP.

11. Aanvragen, toegang en up-to-date houden van uw persoonsgebonden gegevens

TwoGo by SAP heeft uw hulp nodig om de persoonsgebonden gegevens die u ons hebt toegestuurd, altijd up-to-date te houden en de volledigheid ervan te garanderen. Wanneer u een geregistreerde gebruiker bent, kunt u deze updates zelf online uitvoeren op https://www.twogo.com. U kunt updates of andere wijzigingen ook uitvoeren door een e-mail te sturen naar info@twogo.com.

Wanneer u vragen hebt over deze privacyrichtlijn of de informatie wilt inzien die wij opgeslagen hebben, kunt u contact met ons opnemen op het volgende adres:

TwoGo Support - info@twogo.com

Deze privacyrichtlijn kan door ons te allen tijde in redelijkheid gewijzigd worden. Bij een wijziging van deze privacyrichtlijn plaatsen wij de gewijzigde privacyrichtlijn op de website van TwoGo by SAP en informeren wij u over de wijziging. Voor zover een wijziging betrekking heeft op het gebruik van persoonsgebonden gegevens die aan goedkeuring onderworpen zijn, zal SAP ervoor zorgen dat zij uw uitdrukkelijke goedkeuring verkregen heeft voordat de wijziging doorgevoerd wordt.