Contents


TwoGo-integratie voor Concur

Het is nu mogelijk om TwoGo aan uw Concur-account te koppelen, zodat u carpoolmogelijkheden kunt creëren en delen met andere gebruikers in Concur. Uw werkgever moet hiervoor wel toestemming geven. In plaats van in uw eentje een taxi naar het vliegveld te nemen, kunt u bijvoorbeeld een rit delen met iemand die ongeveer op dezelfde tijd als u vertrekt. Niet alleen bespaart dat u en uw bedrijf geld, het is ook een geweldige manier om nieuwe zakelijke contactpersonen te ontmoeten of nieuwe vrienden te maken. Vindt u het milieu belangrijk? Dan is het een extra voordeel dat uw ecologische voetafdruk wordt verkleind.

Integratie van TwoGo is op diverse eenvoudige manieren mogelijk. Een toelichting vindt u in deze beknopte handleiding.

Aan de slag met de TwoGo-integratie

TwoGo koppelen aan uw Concur-account

Zodra uw werkgever de TwoGo-integratie heeft aangeschaft, moet u TwoGo aan uw Concur-account koppelen. Dat is heel eenvoudig. Creëer eerst een TwoGo-account als u dat nog niet hebt gedaan. Ga vervolgens op een van de volgende manieren te werk:

  • Ga in TwoGo naar de sectie Instellingen, selecteer de optie Concur en volg de instructies.
  • Ga naar het Concur App Center en zoek naar TwoGo. Selecteer onder Verbindingen de optie TwoGo. Klik op Meld u aan om te koppelen, meld u aan en volg de instructies.

Als uw werkgever dat heeft ingeschakeld, is het ook mogelijk dat u automatisch een uitnodiging van TwoGo ontvangt als er een rit wordt gevonden die bij uw reisplan past:

  1. Creëer een reisplan in Concur op de gebruikelijke manier.
  2. TwoGo zoekt automatisch naar een overeenkomende TwoGo-account:
    • Als in TwoGo een e-mailadres is geregistreerd dat overeenkomt met uw e-mailadres in Concur, en TwoGo een carpoolrit voor uw reis heeft gevonden, ontvangt u een e-mail met een uitnodiging om uw accounts te koppelen.
    • Als TwoGo geen overeenkomend e-mailadres aantreft, maar wel een carpoolrit voor u vindt, ontvangt u een e-mail waarin u wordt gevraagd op een koppeling te klikken om een nieuwe TwoGo-account te creëren en te koppelen. Als u al een TwoGo-account met een ander e-mailadres hebt, kunt u ook een koppeling met dat e-mailadres maken.
  3. Opmerking: U ontvangt deze e-mail alleen als uw werkgever deze functie heeft ingeschakeld. Anders moet u uw TwoGo-account handmatig koppelen zoals hierboven omschreven.

De TwoGo-integratie uitschakelen

Als u niet met de TwoGo-integratie wilt werken, kunt u de koppeling tussen uw accounts op elk willekeurig moment in de sectie Instellingen uitschakelen.

Carpoolmogelijkheden zoeken met de TwoGo-integratie

Zodra uw TwoGo-account met Concur is gekoppeld, kunt u naar carpoolmogelijkheden zoeken. Op dit moment ondersteunt de integratie reizen tussen de volgende locaties: Opmerking: De locaties HOME en WORK verwijzen naar het thuisadres en het werkadres dat u in TwoGo hebt opgegeven. Zie de beknopte handleiding van TwoGo voor meer informatie. De locaties van de luchthaven, het hotel en het station worden afgeleid van uw reisschema in Concur.

  • HOME en de luchthaven
  • WORK en de luchthaven
  • HOME en het hotel
  • WORK en het hotel
  • De luchthaven en het hotel
  • HOME en het station
  • WORK en het station
  • Het station en het hotel
  • Het station en de luchthaven

Ga als volgt te werk om carpoolmogelijkheden voor een van de gedeelten van uw reis te vinden:

  1. Creëer een reisplan in Concur op de gebruikelijke manier: boek vluchten, treinen, hotels enzovoort. TwoGo zoekt automatisch naar overeenkomende ritaanvragen van andere gebruikers.
  2. Zodra een overeenkomst is gevonden, ontvangt u een e-mail van TwoGo met een koppeling voor het creëren van een ritaanvraag. Zodra u op de koppeling klikt, wordt TwoGo geopend. De gegevens van uw rit zijn automatisch ingevuld op basis van de voorgestelde overeenkomst.
  3. Sla de voorgestelde ritaanvraag op.
  4. Gebruikers met overeenkomende reizen wordt gevraagd om hetzelfde te doen. Op basis van de opties die u hebt geselecteerd, wordt u automatisch als passagier of chauffeur toegewezen.
  5. Uw reisschema in Concur wordt bijgewerkt met informatie over uw carpoolrit. In het reisschema voor dit traject van de rit wordt nu bijvoorbeeld vermeld dat u door de gebruiker Jan Smit in een Uber wordt opgehaald.

Meer informatie over toewijzingen

In TwoGo wordt met een groot aantal factoren rekening gehouden bij het toewijzen van gebruikers aan carpoolritten. Als u begrijpt hoe het toewijzingssysteem werkt, helpt u dat bij het plannen van reizen zodat het waarschijnlijker is dat u een overeenstemmende rit vindt. Momenteel zijn de volgende factoren van invloed op toewijzingen:

  • Ritten die op basis van uw reisschema in Concur zijn gecreëerd, worden automatisch als zakenreizen beschouwd.
  • U kunt zowel worden toegewezen aan Concur-gebruikers die over de TwoGo-integratie beschikken, als aan gebruikers die alleen met TwoGo werken. Omdat alle Concur-reizen zakenreizen zijn, kunt u echter alleen worden toegewezen aan gebruikers die bij uw bedrijf horen.
  • Als u al een taxi of huurauto hebt geboekt, koppelt TwoGo u alleen aan mogelijke passagiers.
  • U wordt alleen toegewezen aan ritten naar de luchthaven die tenminste 1,5 uur vóór de vertrektijd van uw vlucht aankomen.
  • U wordt alleen toegewezen aan ritten die beginnen en eindigen binnen een straal van 5 km van het vertrekpunt en de bestemming van uw ritaanvraag.

Uw carpoolrit wijzigen

U kunt trajecten van uw reis in Concur op de gebruikelijke manier wijzigen of verwijderen. Als u echter via de TwoGo-integratie een afspraak voor een carpoolrit hebt gemaakt, moet u de volgende wijzigingen handmatig in TwoGo aanbrengen:

  1. Breng de gewenste wijzigingen in uw reisschema in Concur aan.
  2. Open TwoGo en werk de ritaanvraag handmatig met de volgende wijzigingen bij:
    • Als u alleen wijzigingen in de reis in Concur hebt aangebracht, bijvoorbeeld als u de vertrektijd hebt gewijzigd, opent u TwoGo en brengt u dezelfde wijzigingen in de ritaanvraag aan.
    • Als u de gehele reis in Concur hebt verwijderd, opent u TwoGo en verwijdert u ook de ritaanvraag.
  3. Er wordt door TwoGo automatisch een e-mail verzonden naar alle gebruikers die aan u zijn toegewezen. Zij kunnen de wijzigingen accepteren of afwijzen. In TwoGo wordt vervolgens geprobeerd ze opnieuw toe te wijzen.