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Intégration TwoGo pour Concur

Si votre employeur l’autorise, vous pouvez désormais connecter TwoGo à votre compte Concur pour créer et recevoir des opportunités de covoiturage d'autres utilisateurs dans Concur. Par exemple, plutôt que de prendre un taxi seul pour vous rendre à l’aéroport, vous pouvez y aller avec quelqu’un qui a un vol à une heure similaire à la vôtre. Non seulement vous et votre entreprise économisez de l’argent, mais c’est aussi une formidable occasion de rencontrer de nouveaux contacts commerciaux ou même des amis. Pour les utilisateurs soucieux de l’environnement, le covoiturage offre également l’avantage de réduire l’empreinte carbone.

Il existe plusieurs moyens simples d'intégrer TwoGo et sont tous expliqués dans ce guide sommaire.

Prise en main de l'intégration de TwoGo

Connecter TwoGo à votre compte Concur

Une fois que votre employeur a acheté l’intégration TwoGo, il est très simple de connecter TwoGo à votre compte Concur. Commencez par créer un compte TwoGo si vous n’en avez pas déjà un. Vous avez les possibilités suivantes :

  • Dans TwoGo, allez à la section Options, sélectionnez l’option Concur et suivez les instructions.
  • Allez au Concur App Center et recherchez TwoGo. Sous Connexions, sélectionnez l'option TwoGo. Cliquez sur Log in to Connect (Connexion par identification), identifiez-vous et suivez les instructions.

Autrement, si votre employeur a activé cette option, TwoGo vous enverra automatiquement une invitation s'il trouve un covoiturage qui correspond à votre plan de déplacement :

  1. Créez un plan de déplacement dans Concur comme vous le faites habituellement.
  2. TwoGo recherche automatiquement un compte TwoGo correspondant :
    • Si TwoGo a une adresse e-mail enregistrée qui correspond à votre adresse e-mail Concur et que TwoGo a trouvé un covoiturage pour votre déplacement, vous recevrez un e-mail vous invitant à connecter à vos comptes.
    • Si TwoGo ne trouve pas d'adresse e-mail correspondante mais qu’il a trouvé un covoiturage pour vous, vous recevrez un e-mail vous demandant de cliquer sur un lien pour créer et connecter un nouveau compte TwoGo. Si vous possédez déjà un compte TwoGo associé à une adresse e-mail différente, vous pouvez aussi connecter ce compte à la place.
  3. Note : Vous recevrez cet e-mail uniquement si votre employeur a activé cette fonctionnalité. Autrement, vous devrez connecter votre compte TwoGo manuellement comme décrit plus haut.

Désactiver l’intégration TwoGo

Si vous n’appréciez pas l’intégration TwoGo, vous pouvez déconnecter vos comptes à tout moment dans la section Options de TwoGo.

Trouver des opportunités de covoiturage avec l’intégration TwoGo

Lorsque vous avez connecté votre compte TwoGo à Concur, vous pouvez commencer à rechercher des opportunités de covoiturage. Actuellement, l’intégration prend en charge les trajets entre les lieux suivants : Note : Les lieux DOMICILE et TRAVAIL font référence aux adresses de domicile et de travail que vous avez spécifiées dans TwoGo. Pour plus d’informations, consultez le guide de consultation rapide pour TwoGo. Les lieux Aéroport, Hôtel et Gare sont dérivés de votre itinéraire Concur.

  • Le DOMICILE et l’aéroport
  • Le TRAVAIL et l’aéroport
  • Le DOMICILE et l’hôtel
  • Le TRAVAIL et l’hôtel
  • L’aéroport et l’hôtel
  • Le DOMICILE et la gare
  • Le TRAVAIL et la gare
  • La gare et l’hôtel
  • La gare et l’aéroport

Pour trouver des opportunités de covoiturage pour l'une de ces parties de votre voyage, procédez de la manière suivante :

  1. Créez un plan de déplacement dans Concur comme vous le faites habituellement et réservez des vols, des trains, des hôtels, etc. TwoGo va rechercher automatiquement des intentions de trajet compatibles d’autres utilisateurs.
  2. S'il trouve une correspondance, TwoGo vous envoie un e-mail avec un lien permettant de créer une intention de trajet. Lorsque vous cliquez sur ce lien, TwoGo s’ouvre et les détails de votre trajet sont entrés automatiquement d’après la correspondance suggérée.
  3. Sauvegardez l’intention de trajet proposée.
  4. Les utilisateurs avec les trajets compatibles sont invités à faire de même, et vous serez mis en correspondance automatiquement en tant que passager ou conducteur selon les options que vous avez sélectionnées.
  5. Votre itinéraire Concur est mis à jour pour intégrer les informations concernant votre covoiturage. Par exemple, la section Itinéraire pour ce trajet de votre voyage vous informe désormais que l'utilisateur John Smith passera vous prendre dans un Uber.

Informations complémentaires sur la mise en correspondance

TwoGo prend en compte des facteurs nombreux et variés lorsqu'il fait correspondre des utilisateurs pour des covoiturages. Le fait de comprendre comment fonctionne le système de mise en correspondance peut vous aider à organiser vos voyages pour que vous ayez plus de chances de trouver une correspondance. Actuellement, les facteurs suivants influent sur l’utilisateur avec qui vous serez mis en correspondance :

  • Les trajets créés d'après votre itinéraire Concur sont automatiquement considérés comme déplacements professionnels.
  • Vous pouvez être mis en correspondance à la fois avec les utilisateurs Concur qui ont l’intégration TwoGo et avec les utilisateurs qui emploient exclusivement TwoGo. Cependant, comme tous les voyages basés sur Concur sont des déplacements professionnels, vous pouvez être mis en correspondance avec des utilisateurs de votre société uniquement.
  • Si vous avez déjà réservé un taxi ou une voiture de location, TwoGo ne vous associera qu’à des passagers potentiels.
  • Vous ne serez mis en correspondance qu’avec des trajets vers l’aéroport qui arrivent au moins 1h30 avant l’heure de départ de votre vol.
  • Vous ne serez mis en correspondance qu’avec des trajets dont le lieu de départ ou d’arrivée est à moins de 5 km du lieu de départ ou d'arrivée de votre intention de trajet.

Apporter des modifications à votre covoiturage

Vous pouvez modifier ou supprimer des trajets de votre voyage dans Concur comme vous le faites habituellement. Toutefois, si vous vous êtes engagé sur un covoiturage en utilisant l’intégration TwoGo, vous devez répercuter manuellement ces modifications dans TwoGo :

  1. Apportez les modifications nécessaires à votre itinéraire dans Concur.
  2. Ouvrez TwoGo et mettez à jour manuellement votre intention de trajet pour répercuter ces modifications :
    • Si vous avez modifié le voyage dans Concur uniquement, vous avez par exemple changé l'heure de départ, ouvrez TwoGo et faites la même modification dans votre intention de trajet.
    • Si vous avez entièrement supprimé le voyage dans Concur, ouvrez TwoGo et supprimez également votre intention de trajet.
  3. TwoGo enverra automatiquement un e-mail aux personnes avec lesquelles vous aviez été mis en correspondance. Ils pourront alors accepter les modifications ou les refuser et TwoGo tentera de leur trouver une nouvelle correspondance.