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Guide de consultation rapide Utiliser TwoGo avec votre calendrier

TwoGo vous permet de créer et gérer vos intentions de trajet sous forme de demandes de réunion dans votre calendrier.

Étapes

  1. Ce que vous devez faire dans l'application web avant de démarrer :
    • Identifiez ou créez les lieux que vous voulez utiliser comme points de départ et d'arrivée de votre trajet.
    • Vous pouvez définir vos préférences de trajet pour cette intention de trajet en tant que conducteur, passager ou les deux. Si vous vous définissez en tant que conducteur uniquement ou en tant que conducteur et passager, assurez-vous d'avoir enregistré une voiture dans votre profil TwoGo.
    • (Facultatif) Si, en tant que conducteur, vous voulez toujours utiliser un itinéraire particulier entre vos lieux HOME et WORK ou entre deux de vos lieux favoris, configurez d'abord un itinéraire personnalisé pour l'itinéraire concerné.
    • (Facultatif) Si vous ne voulez pas effectuer de covoiturage avec certaines personnes, entrez leur nom dans la liste Personnes bloquées.
  2. Créez votre intention de trajet comme une demande de réunion.
  3. Acceptez le covoiturage que TwoGo propose lorsqu'il trouve une correspondance.
  4. Le cas échéant, vous pouvez modifier ou annuler votre intention de trajet en mettant à jour votre demande de réunion.

Tâches

Identifier ou créer des lieux

Avant de pouvoir envoyer ou gérer des intentions de trajet à partir de votre calendrier, vous devez définir les lieux à utiliser comme lieux de départ et d'arrivée.

  1. Connectez-vous à l'application Web TwoGo à l'adresse www.twogo.com.
  2. Dans l'écran Lieux sauvegardés, recherchez les lieux que vous voulez utiliser et notez leurs références (par exemple WORK).
  3. Si le lieu dont vous avez besoin n'est pas répertorié, vous pouvez créer votre propre lieu.

Enregistrer une voiture

Vous devez enregistrer une voiture seulement si vous voulez être considéré comme conducteur ou indifféremment comme passager ou conducteur.

  1. Connectez-vous à l'application Web TwoGo à l'adresse www.twogo.com.
  2. Cliquez sur votre nom et sélectionnez Voiture et définissez les détails de votre voiture.

Personnaliser votre itinéraire entre des lieux favoris

Cette option s'applique uniquement si vous voulez être considéré comme conducteur.

Si vous voulez toujours utiliser un itinéraire particulier entre vos lieux favoris :

  1. Connectez-vous à l'application Web TwoGo à l'adresse www.twogo.com.
  2. Sur l'écran Créer un trajet, créez votre intention de trajet et définissez les lieux favoris de votre choix comme lieux de départ et d'arrivée.
  3. Placez le pointeur de la souris à l'endroit où vous voulez modifier l'itinéraire suggéré pour faire apparaître un cercle noir, puis faites-le glisser vers un autre point de parcours. TwoGo place un marqueur gris sur la voie la plus proche de cette position. Si ce n'est pas la position que vous souhaitiez, vous pouvez déplacer ce marqueur.
  4. Cliquez sur Sauvegarder.

Bloquer des personnes

Cette étape est nécessaire uniquement si vous voulez éviter d'effectuer des trajets avec certaines personnes.

  1. Connectez-vous à l'application Web TwoGo à l'adresse www.twogo.com.
  2. Cliquez sur votre nom, sélectionnez Personnes bloquées et entrez les informations sur la personne avec qui vous ne voulez pas effectuer le trajet.

Créer des intentions de trajet

Créez votre intention de trajet sous forme de demande de réunion et envoyez-la à TwoGo :

  1. Ouvrez votre calendrier et cliquez sur Nouvelle demande de réunion.
  2. Dans le champ À, entrez "ride@twogo.com".
  3. Dans le champ Objet, entrez une référence, par exemple, "Mon premier covoiturage".
  4. Dans le champ Emplacement, entrez les informations suivantes :
    • Le départ et l'arrivée de votre trajet en utilisant deux références de lieu, séparées par "à". Par exemple : "HOME à WORK" représente un trajet depuis votre domicile vers le lieu que vous avez désigné comme votre lieu de travail.
    • Vos préférences pour cette intention de trajet : Pour être considéré comme conducteur uniquement, ajoutez "comme conducteur" dans le champ Emplacement. Par exemple, "HOME à WORK comme conducteur". Pour être considéré comme passager, ajoutez "comme passager". Si vous n'avez pas de préférence, ajoutez "comme indifférent".
  5. Définissez l'heure de début et l'heure de fin afin de refléter votre heure de départ au plus tôt et votre heure d'arrivée au plus tard.
  6. (Facultatif) Définissez aller-retour ou options de récurrence si nécessaire.
  7. Cliquez sur Envoyer. Si vous vous êtes inscrit aux confirmations TwoGo, vous recevrez une demande de réunion pour confirmer l'intention de trajet que vous avez créée. La demande de réunion bloque votre calendrier de l'heure de départ au plus tôt à l'heure d'arrivée au plus tard que vous avez indiquées. NOTE : cette demande de réunion accusant réception ne signifie pas un trajet trouvé.

Configurer votre intention de trajet comme aller-retour

Nous vous recommandons d'entrer vos trajets quotidiens domicile-travail comme allers-retours.

Pour créer votre intention de trajet comme aller-retour : créez deux demandes de réunion séparées pour le même jour et, dans le champ Lieu, ajoutez les nombres 1 et 2 pour indiquer chaque composante de votre aller-retour.

Par exemple, pour le matin utilisez "1 HOME à WORK" et pour le soir "2 WORK à HOME".

Configurer des intentions de trajet récurrentes

  1. Créez vos intentions de trajet comme expliqué à la section Créer des intentions de trajet et définissez la fréquence et la période de récurrence de votre choix.
  2. Cliquez sur Envoyer.

Confirmations envoyées par TwoGo

NOTE : Si votre demande de réunion n'est pas valide, TwoGo vous envoie une demande de réunion de refus avec les raisons du refus.

Si votre demande de réunion est valide, et que vous vous êtes inscrit aux confirmations TwoGo, vous recevrez des demandes de réunion pour confirmer les intentions de trajet que vous avez créées. Ces demandes de réunion bloquent votre calendrier de l'heure de départ au plus tôt à l'heure d'arrivée au plus tard pour chaque occurrence de votre intention de trajet et sur la période de récurrence définie par votre administrateur. Si votre période de récurrence est supérieure, TwoGo vous enverra régulièrement des confirmations pour chaque période par défaut supplémentaire.

EXEMPLE

Si vous avez demandé des trajets récurrents sur un mois et que votre administrateur a défini une période de récurrence de sept jours, vous recevrez des confirmations des trajets pour les jours 1-7 au jour 1. Ensuite, au jour 2, vous recevrez une confirmation des trajets du jour 8, au jour 3, une confirmation des trajets du jour 9 et ainsi de suite jusqu'à ce que TwoGo ait confirmé toutes vos intentions de trajet du mois.

Accepter un covoiturage lorsque TwoGo trouve une correspondance

Lorsque TwoGo trouve un covoiturage correspondant à votre demande, une demande de réunion accusant réception est envoyée avec les heures de départ et d'arrivée précises de votre trajet trouvé. TwoGo envoie cette demande de réunion à vous ainsi qu'aux participants. Elle contient un itinéraire, les adresses auxquelles il faut prendre ou déposer les passagers et les informations de contact de tous les participants.

Cette demande de réunion de confirmation pour les trajets trouvés apparaît à côté de votre demande de réunion initiale dans votre calendrier.

Vous devez accepter la demande de réunion de confirmation telle quelle, sans la modifier.

AVERTISSEMENT : ne refusez, modifiez ou supprimez jamais cette demande de réunion envoyée par TwoGo car le système ne prend pas en compte ce type de réponse.

Modifier vos intentions de trajet

Modifier des intentions de trajet simple

  1. Dans votre calendrier, ouvrez la demande de réunion initiale.
  2. Modifiez les données et renvoyez-la à ride@twogo.com.

Vous pouvez aussi déplacer cette demande de réunion dans votre calendrier.

Si la demande de réunion concerne un trajet trouvé, TwoGo informe tous les participants de la modification.

AVERTISSEMENT : ne modifiez pas la demande de réunion que vous avez reçue de TwoGo une fois votre covoiturage confirmé !

Modifier vos allers-retours

Vous pouvez transformer un trajet simple existant en aller-retour ou supprimer un trajet d'un aller-retour existant.

Pour transformer un trajet existant en aller-retour :

  1. Dans votre calendrier, ouvrez la demande de réunion correspondante et ajoutez un numéro séquentiel dans le champ Lieu. Par exemple, changez "HOME à WORK" en "1 HOME à WORK" pour indiquer que ce trajet fait désormais partie d'un aller-retour.
  2. Renvoyez la demande de réunion à ride@twogo.com.

Pour supprimer un trajet d'un aller-retour :

  1. Dans votre calendrier, ouvrez la demande de réunion correspondante et supprimez le numéro séquentiel dans le champ Lieu. Par exemple, changez "1 HOME à WORK" en "HOME à WORK" pour indiquer que ce trajet ne fait désormais plus partie d'un aller-retour mais qu'il s'agit d'un trajet simple.
  2. Renvoyez la demande de réunion à ride@twogo.com.

Modifier une occurrence simple d'une intention de trajet récurrente

  1. Dans votre calendrier, ouvrez l'occurrence que vous voulez modifier.
  2. Modifiez les données et renvoyez-la à ride@twogo.com.

Mises à jour faites par TwoGo dans votre calendrier

NOTE : vous recevez une réponse uniquement si vous vous êtes inscrit aux confirmations TwoGo.

Si vos modifications sont valides, TwoGo vous envoie une confirmation de votre demande de réunion avec les détails mis à jour. Cette confirmation est immédiate si l'intention de trajet en question concerne un covoiturage qui a lieu dans la période de récurrence définie par votre administrateur (par exemple, dans les sept prochains jours). Si le trajet a lieu plus tard, TwoGo envoie la confirmation au début de la période de récurrence dans laquelle le trajet a lieu.

EXEMPLE 1 Le 6 février, vous modifiez une intention de trajet prévu pour le 10 février et votre administrateur a défini une période de récurrence de sept jours. Vous recevez immédiatement une confirmation de la part de TwoGo.

EXEMPLE 2 Le 6 février, vous modifiez une intention de trajet prévu pour le 18 février et votre administrateur a défini une période de récurrence de sept jours. Vous recevez une confirmation de TwoGo le 12 février, soit sept jours avant la date du trajet.

Modifier une série d'intentions de trajet

AVERTISSEMENT : Les changements que vous apportez aux heures des occurrences simples dans cette série seront écrasés par les changements d'heures que vous apportez à la série entière. Les changements non liés aux heures ne seront pas affectés.

  1. Dans votre calendrier, ouvrez la demande de réunion initiale.
  2. Modifiez les données et renvoyez-la à ride@twogo.com.

Mises à jour faites par TwoGo dans votre calendrier

NOTE : vous recevez une réponse uniquement si vous vous êtes inscrit aux confirmations TwoGo.

Les réponses que vous recevez de TwoGo dépendent du type de modification que vous avez demandé. Si vos modifications sont valides et sont :

  • Liées à l'heure : TwoGo met à jour les occurrences du trajet dans la période de récurrence. Vous recevez ainsi de nouvelles demandes de réunion accusant réception avec les horaires détaillés pour chaque occurrence.
  • Non liées à l'heure : TwoGo inclut les modifications que vous avez apportées et envoie immédiatement des demandes de réunion mises à jour pour les occurrences existantes.

NOTE : Dans les deux cas, les confirmations envoyées par TwoGo concernent les trajets qui ont lieu au cours de la période de récurrence définie par votre administrateur (par exemple, dans les sept prochains jours). Vous recevrez périodiquement des confirmations concernant les occurrences ultérieures pour chaque période de récurrence supplémentaire. Voir cet exemple.

Annuler vos intentions de trajet

Annuler des intentions de trajet simple ou aller-retour

  • Dans votre calendrier, supprimez la demande de réunion que vous avez envoyée initialement.

Si la demande de réunion concerne un trajet trouvé, TwoGo informe tous les participants de l'annulation.

Annuler vos intentions de trajet récurrentes

Pour annuler une occurrence simple :

  • Dans votre calendrier, supprimez la demande de réunion de votre choix pour une intention de trajet. TwoGo vous envoie une annulation de demande de réunion pour cette occurrence si celle-ci a déjà été confirmée.

Pour annuler une série entière d'intentions de trajet récurrentes :

  • Dans votre calendrier, supprimez la demande de réunion que vous avez envoyée initialement. TwoGo vous envoie une annulation des demandes de réunion pour toutes les occurrences existantes qui ont déjà été confirmées.