Pool-Fahrzeuge

Zusätzlich zu Benutzern, die Fahrten mit eigenen Fahrzeugen anbieten, gibt es bei TwoGo auch Funktionen, mit denen Sie Pool-Fahrzeuge aus der Flotte Ihres Unternehmens einbinden, die Mitarbeiter ausleihen können, um Fahrgemeinschaften zu bilden. Sobald ein Administrator die Liste der Pool-Fahrzeuge erstellt hat, haben Benutzer die Möglichkeit, bei der Erstellung einer Fahrt ein Pool-Fahrzeug anzufordern. Beachten Sie jedoch, dass die Pool-Fahrzeug-Option nur bei Hin- und Rückfahrten unterstützt wird, in denen der Benutzer keine bestimmte Rolle als Fahrer oder Mitfahrer ausgewählt hat. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerleitfaden.

Administratoren sind dafür verantwortlich, die Flotte der im System verfügbaren Pool-Fahrzeuge zu erstellen und zu pflegen. Als Administrator fügen Sie neue Fahrzeuge zur Liste hinzu, indem Sie grundlegende Angaben zu jedem Fahrzeug eingeben, wie z. B. Kfz-Kennzeichen und Anzahl der Plätze. Anschließend können Sie angeben, welche Standorte in Ihrem Unternehmen Zugang zu den einzelnen Fahrzeugen haben.

Verwaltung von Pool-Fahrzeugen in Ihrer Flotte

Die verfügbaren Pool-Fahrzeuge werden über die TwoGo-Administration von TwoGo-Administratoren verwaltet. Um neue Pool-Fahrzeuge zur Flotte hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie in der TwoGo-Administration auf dem Bild Kundendaten die Registerkarte Fahrzeuge.
  2. Wählen Sie Neu.
  3. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein im Bildbereich Autos aus Fuhrpark das Kfz-Kennzeichen, eine Beschreibung und die Anzahl freier Plätze für das Fahrzeug, das Sie hinzufügen möchten, ein.
  4. Wählen Sie in der Liste Nicht zugeordnete Standorte alle Standorte aus, für die dieses Fahrzeug verfügbar sein soll.
  5. Fügen Sie die ausgewählten Standorte über den Pfeil (>) zur Liste der Standorte hinzu, die dieses Pool-Fahrzeug nutzen dürfen.
  6. Wählen Sie Speichern.

Das Fahrzeug wird nun in der Liste der Pool-Fahrzeuge in Ihrer Flotte oben auf dem Bild angezeigt. Sie können diesen Eintrag künftig auswählen, um Änderungen daran vorzunehmen, wie z. B. Zuordnung neuer Standorte, Änderung des Kfz-Kennzeichens oder Erstellen von Wartungs- und Verwaltungsbuchungen.

Verwaltung von Buchungen

TwoGo-Administrator können auch Buchungen für einzelne Pool-Fahrzeuge über die TwoGo-Administration verwalten. Sie können von Benutzern gemachte Buchungen bearbeiten und Wartungs- und Verwaltungsbuchungen vornehmen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Buchung für ein Pool-Fahrzeug zu ändern oder zu stornieren:

  1. Öffnen Sie in der TwoGo-Administration auf dem Bild Kundendaten die Registerkarte Fahrzeuge.
  2. Wählen Sie aus der Liste der Fahrzeuge im System das Fahrzeug aus, für das Sie eine Buchung erstellen oder stornieren möchten.
  3. Öffnen Sie im Bildbereich Autos aus Fuhrpark die Registerkarte Buchungen. Hier können Sie angeben, für welchen Zeitraum Sie vorhandene Buchungen anzeigen möchten.
  4. Um eine vorhandene Buchung zu stornieren, wählen Sie in der Liste die entsprechende Buchung aus, und wählen Sie Buchung stornieren.
  5. Um eine neue Buchung für das ausgewählte Fahrzeug zu erstellen, wählen Sie Neue Buchung.
  6. Geben Sie die für die Buchung relevanten Informationen ein, und wählen Sie Speichern. Die neu erstellte Buchung wird nun in der Liste angezeigt.