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TwoGo by SAP™

Datenschutzrichtlinie für die Version für Unternehmen / lizensierte Organisationen

Zuletzt aktualisiert am 10. November 2016

Wir haben diese Datenschutzrichtlinie entwickelt, um die Verpflichtung von SAP zum Schutz des Rechts jeder Person auf Privatsphäre zu demonstrieren. In dieser Richtlinie legen wir unsere Verfahren für die Handhabung von personenbezogenen Daten für diese Website dar. Bei dem Betrieb des Cloud Services TwoGo by SAP durch SAP handelt es sich datenschutzrechtlich um eine Funktionsübertragung.

1. Was sind personenbezogene Daten?

„Personenbezogene Daten“ bezeichnet alle Angaben über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person); „bestimmbar“ ist eine Person, wenn direkt oder indirekt, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennnummer oder zu einem oder mehreren spezifischen Elementen, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind, zu dieser Person ein Bezug herstellbar ist.

Kurz gesagt: In Bezug auf Ihre Nutzung von TwoGo by SAP sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf Sie als Person beziehen und die Sie uns zur Verfügung stellen oder die wir erfassen, während Sie unseren Service nutzen.

2. Welche personenbezogenen Daten erfassen wir und warum?

Wenn Sie sich bei TwoGo by SAP registrieren, bitten wir Sie um Angabe der folgenden Daten:

2.1 Pflichtangaben:

  • Vor- und Nachname – wird allen Teilnehmern einer vermittelten Fahrgemeinschaft übermittelt
  • E-Mail Adresse – wird zur Anmeldung durch den Nutzer und allen Teilnehmern einer vermittelten Fahrgemeinschaft übermittelt sowie von TwoGo zur Kommunikation mit dem Nutzer verwendet. Sofern dies mit Ihrem Unternehmen vereinbart ist, senden wir in regelmäßigen Abständen eine E-Mail an die angegebene E-Mail Adresse, in der wir Sie auffordern, einen Bestätigungslink zu klicken. Auf diese Weise überprüfen wir, dass Sie dem lizenzierten Unternehmen weiter angehören.
  • Passwort – wird verwendet zur Anmeldung durch den Nutzer
  • Mobiltelefonnummer – wird allen Teilnehmern einer vermittelten Fahrgemeinschaft übermittelt
  • Privat- und Geschäftsadresse (stellvertretend als dominante Start- und Zielorte für regelmäßige Fahrten) – wird verwendet zur Schnelleingabe von Fahrtanfragen und zum Erhalt von relevanten Fahrtvorschlägen durch TwoGo.
  • Daten der Fahrtanfrage (Rolle als Fahrer, Mitfahrer oder flexibel, Start- und Zieladresse, frühestes Abfahrtsdatum & Uhrzeit, spätestes Ankunftsdatum & Uhrzeit, maximale Anzahl von Mitfahrern) – wird verwendet von TwoGo für die Vermittlung der passenden Fahrgemeinschaft.

2.2 FREIWILLIGE ANGABEN:

  • Standortdaten – werden an die anderen Teilnehmer Ihrer Fahrgemeinschaft übermittelt, sofern die mobile App installiert wurde und die Ortungsfunktion in der App aktiviert wurde
  • Fahrzeugdaten (Marke, Modell, Farbe, Kennzeichen), sofern Sie als Fahrer Mitfahrgelegenheiten anbieten - wird allen Mitfahrern einer vermittelten Fahrgemeinschaft übermittelt. Falls Sie als Fahrer/Fahrerin in eine Fahrgemeinschaft vermittelt wurden, dann ist das Kennzeichen Ihres Fahrzeugs durch Ihr Unternehmen abrufbar, sofern Ihr Unternehmen speziell reservierte Firmenparkplätze zur Verfügung stellt und somit Ihre Parkberechtigung überprüfen kann.
  • Dienstsitz (speziell definierte Gebäude auf dem Firmengelände als Start- und Zieladresse) – wird verwendet, um dem Nutzer firmenspezifische vordefinierte Orte für die Schnelleingabe anzubieten
  • Lichtbild
    • zur Individualisierung Ihres Profils und zur Übermittlung an Mitfahrer vermittelter Fahrgemeinschaften zum Zweck gegenseitiger Identifikation.
    • zur Anzeige in der Follower Funktion. Ihr Lichtbild wird in der Liste der Follower des entsprechenden Nutzers (Fahrer/Mitfahrer) angezeigt, dem Sie folgen möchten. Weiterhin wird Ihr Lichtbild in den jeweiligen Listen der Ihnen folgenden Nutzer angezeigt, sowie auf dem Fahrtvorschlag, den Sie mit den Ihnen folgenden Nutzern teilen. Folgen können Ihnen Nutzer nachdem Sie eine Vermittlung einer Fahrt von TwoGo hatten oder durch Ihre explizite Einladung.
    • sofern Sie an der Bestenliste teilnehmen und Sie einer der besten vier Teilnehmer sind.
  • Fahrzeugbild – zur Individualisierung Ihres Profils und zur Übermittlung an Mitfahrer vermittelter Fahrgemeinschaften zum Zweck gegenseitiger Identifikation.

Anhand dieser Informationen können wir Ihr persönliches TwoGo by SAP-Konto anlegen und Sie mit den Fahrtwünschen und Mitfahrgelegenheiten, die Sie während der Nutzung unseres Service erstellen oder an denen Sie teilnehmen, verknüpfen. Ferner werden diese Angaben zum Informationsaustausch mit Ihnen und Ihren Fahrtteilnehmern genutzt, wie weiter unten beschrieben. Wir verifizieren anhand Ihrer E-Mail-Domain, dass Sie einem Unternehmen bzw. einer Einrichtung („lizensierte Organisation“) angehören, die über die erforderlichen Nutzungsrechte für den Service verfügt.

Wenn Sie auf einen Service von TwoGo by SAP zugreifen (z. B. sich auf der Website anmelden, eine beabsichtigte Fahrt anlegen, Ihre personenbezogenen Daten ändern), erfassen wir das Datum, an dem Sie auf den Service zugegriffen und welche Aktion Sie durchgeführt haben. Diese Informationen verwenden wir für Supportzwecke und zur Messung der Nutzungshäufigkeit. Außerdem protokollieren wir Ihre IP-Adresse mit. Dieses hilft uns bei der Abwehr von Angriffen auf das System und bei der Behebung von Fehlern im Service.

Sofern Sie das Punktekonto nutzen, werden die Daten zur Fahrtanfrage (Rolle als Fahrer, Mitfahrer oder flexibel, Start- und Zieladresse, frühestes Abfahrtsdatum & Uhrzeit, spätestes Ankunftsdatum & Uhrzeit, maximale Anzahl von Mitfahrern) auch zur Führung Ihres Punktekontos verwendet.

Entscheiden Sie sich dafür, im Rahmen der Nutzung von TwoGo by SAP angebotene Zusatzfunktionalitäten zu nutzen, werden wir Sie gegebenenfalls um die Angabe weiterer personenbezogener Daten bitten. Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in diesen Fällen nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung.

3. Verwendung von Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die von Websites, die Sie besuchen, auf Ihrem Computer platziert werden. Sie werden häufig verwendet, damit Websites funktionieren bzw. effizienter funktionieren und um den Eigentümern von Websites Informationen zu liefern.

TwoGo by SAP verwendet zwar Cookies zur Steuerung Ihrer Verbindungen zu der Website, etwa um sich Ihre persönlichen Voreinstellungen zu „merken“, aber keine Cookie-Verfolgung, um Informationen über Sie oder Ihre Nutzung der Website zu erfassen.

In der folgenden Auflistung wird erklärt, welche Cookies von TwoGo by SAP verwendet werden und warum:

  • Sitzung Cookie JSESSIONID.
    Dieses Cookie dient zur Verwaltung der TwoGo by SAP-Sitzung des Benutzers. Es wird gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird.

  • Sicherheitssitzung Cookie TGS[randomID].
    Dieses Cookie wird erstellt, wenn der Benutzer sich auf der TwoGo by SAP-Website anmeldet. Es dient zur Identifizierung der Sicherheitssitzung des Benutzers und wird gelöscht, wenn der Benutzer sich von der TwoGo by SAP-Website abmeldet oder den Browser schließt.

  • Angemeldet bleiben Cookie TGS[randomID].
    Dieses Cookie wird erstellt, wenn der Benutzer sich mit aktivierter Funktion „2 Wochen angemeldet bleiben“ auf der TwoGo by SAP-Website anmeldet. Es dient zur Identifizierung der persistenten Sitzung des Benutzers und wird gelöscht, wenn der Benutzer sich explizit von der TwoGo by SAP-Website ab­meldet oder die Frist von zwei Wochen abgelaufen ist.

  • Schutz vor CSRF-Angriffen Cookie SAP_SECID_2GO_000.
    Dieses Cookie schützt Ihre Verbindung mit unseren Server vor Angriffen mit websiteübergreifenden Anforderungsfälschungen. Es wird gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird.

In den meisten Webbrowsern können die meisten Cookies über die Browsereinstellungen zu einem gewissen Maß gesteuert werden. In der Hilfe zu Ihrem Browser können Sie beispielsweise nachlesen, wie Sie in Ihrem Browser einstellen, dass Sie vor dem Empfang eines Cookies benachrichtigt werden, wie Sie Cookies löschen können usw. Bitte beachten Sie, dass die Nutzung der Services u.U. nicht möglich ist, wenn Sitzungscookies nicht akzeptiert werden.

4. Nutzung von Push-Diensten

Sofern Sie die TwoGo by SAP Apps für Android oder iOS nutzen, werden Sie über Fahrtanfragen und Statusänderungen zu Fahrten per Push-Benachrichtigung informiert. Zu diesem Zweck bekommt Ihr Mobilfunkgerät beim ersten Öffnen der App (nach der Installation, vor der Anmeldung) eine Device-ID vom Google Cloud Messaging (GCM) bzw. Apple Push Notification Service (APNS) für die TwoGo-App zugewiesen. Wenn Sie sich über die App bei TwoGo by SAP anmelden, wird die angelegte Device-ID an TwoGo by SAP übertragen und Ihrem Nutzerkonto zugeordnet. Zur Mitteilung von Fahrtanfragen oder Statusänderungen zu Fahrten (z. B. eine Fahrt wurde vermittelt, oder eine vermittelte Fahrt wurde geändert oder abgesagt) sendet TwoGo by SAP sodann verschlüsselte Nachrichten an den GCM-Server bzw. den APNS. Der GCM-Server bzw. der APNS stellt Ihnen diese Nachrichten auf Ihr Mobiltelefon zu, sobald das Gerät sich das nächste Mal bei der GCM-Infrastruktur bzw. dem APNS meldet. Das Android- bzw. iOS-Betriebssystem leitet die Nachrichten an die TwoGo-App auf dem Gerät weiter. Die TwoGo-App wertet die Nachrichten aus und führt die entsprechende Aktion aus (z.B. Fahrtdaten einer aktualisierten Fahrt vom TwoGo-Server laden, den Benutzer abmelden etc.).

Wir weisen darauf hin, dass sich die Server für den Google Cloud Messaging (GCM) Service und den Apple Push Notification Service (APNS) außerhalb des Anwendungsbereichs der Richtlinie 95/46/EC des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr befinden können.

5. Verwendung von Daten für statistische Zwecke

Bei Nutzung des Services TwoGo by SAP werden die folgenden Daten erfasst und für statistische Auswertungen herangezogen.

Diese Informationen sind nicht mehr mit einer Person verknüpft. Es handelt sich um aggregierte und somit anonymisierte Daten, die sich aus den im Folgenden genannten Informationen zusammensetzen. Diese statistischen Daten können Ihrem Unternehmen oder der lizensierten Organisation, durch die Sie sich registriert haben, als standortweite (oder unternehmensweite) Aggregation zugänglich gemacht werden, sofern Ihr Unternehmen Statistiken wünscht.

Statistik der Nutzer

  • Privatadresse [nur Nennung der Stadt. Sofern weniger als 5 Nutzer in dieser Stadt registriert sind, dann nur Land]
  • Geschlecht [nur falls mindestens 5 Nutzer desselben Geschlechts in einer Stadt registriert sind]
  • Datum der letzten Aktivität [nur falls mindestens 5 Nutzer am selben Tag aktiv waren, anderenfalls Aggregation auf den Monat (angezeigt als 01.Monat.Jahr) oder das Jahr (angezeigt als 01.01.Jahr)]
  • Hat ein Profilbild hochgeladen [j/n]
  • Hat Fahrzeugdaten angegeben [j/n]
  • Hat ein Fahrzeugbild hochgeladen [j/n]
  • Datum der Registrierung
  • Mindestlänge (in Prozent) der gemeinsamen Fahrt
  • Vermittlung beschränkt auf Frauen [j/n, nur falls Geschlecht Frau angegeben]
  • Maximale Umwegzeit (in Minuten)
  • bevorzugte Rolle (Fahrer/Mitfahrer/Beides)
  • Datum der Registrierung [nur falls sich mindestens 5 Nutzer am selben Tag registriert haben, anderenfalls Aggregation auf den Monat (angezeigt als 01.Monat.Jahr) oder das Jahr (angezeigt als 01.01.Jahr)]

Statistik der Fahrtanfragen je Unternehmenssitz

  • Gewünschte Rolle für diese Fahrt
  • Fahrt ist vermittelt [j/n]
  • Nutzer ist Fahrer [j/n]
  • Start-/Enddatum [auf die volle Stunde gerundet]
  • Start-/Zielort [nur Stadt]
  • Datum der letzten Aktivität
  • Entfernung je Fahrstrecke
  • Anzahl freier Sitze für Mitfahrer
  • Maximale Umwegzeit
  • Potentielle Einsparungen [CO2 und €]
  • User Interface, über das die Anfrage angelegt wurde

    [Kalender, Web, mobile App]

  • Nutzer hat Anzeige des eigenen Standortes freigegeben für Mitfahrer [j/n]

Tagesstatistik je Unternehmenssitz

  • Anzahl der Nutzer, die zum Stichtag den Dienst nicht nutzen können
  • Anzahl der Nutzer, die ihre E-Mail Adresse nicht bestätigt haben

Anmerkung : Details in der Statistik werden nur dann angezeigt, wenn die Kombination der einzelnen Kriterien mehr als 5 Nutzer ergibt. Gibt es zum Beispiel weniger als 5 Nutzer, die sich innerhalb eines Jahres aus der gleichen Stadt (Privatadresse), mit dem gleichen Geschlecht registriert haben, dann bleiben die Felder im Bericht zum Datum der Registrierung leer.

6. Informationen von TwoGo

Als Teil unseres Service wird unser System mit Ihnen über E-Mail kommunizieren. Dieser Informationsaustausch bezieht sich ausschließlich auf Fahrten bzw. Fahrtwünsche (z. B. wenn wir eine passende Mitfahrgelegenheit für Sie gefunden haben, die Details für Ihre Fahrt sich geändert haben oder eine mögliche Fahrt in Ihrer Nähe startet oder endet).

Wir kommunizieren mit Nutzern, die unsere Services beziehen, per E-Mail, und wir kommunizieren per Telefon, um Beschwerden oder technische Probleme von Kunden zu bearbeiten. Wir nutzen Ihre E-Mail-Adresse, um die Eröffnung Ihres Kontos zu bestätigen und Informationen zur Nutzung des Services zu senden.

7. Wie lange bewahren wir personenbezogene Daten auf?

Wir löschen alle Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten wie folgt:

  • Name, E-Mail Adresse, Passwort

    • Löschung 7 Tage nach der Registrierung, falls die Registrierung nicht bestätigt wurde
    • Löschung nach 183 Tagen Inaktivität des registrierten Nutzers
    • Sofortige Löschung bei der Löschung des Nutzerkontos durch den Nutzer
    • Löschung bei Vertragsende der Unternehmensversion
    • Löschung bei Nichtbeantwortung einer mit Ihrem Unternehmen vereinbarten Überprüfung der Nutzungsberechtigung.
  • Übrige Kontakt- und Profildaten (z.B. Mobiltelefonnummer, Privat- und Geschäftsadresse, Dienstsitz, Lichtbild, Fahrzeugdaten)

    • Löschung nach 183 Tagen Inaktivität des registrierten Nutzers
    • Sofortige Löschung bei der Löschung des Nutzerkontos durch den Nutzer
    • Löschung bei Vertragsende der Unternehmensversion
    • Löschung bei Nichtbeantwortung einer mit Ihrem Unternehmen vereinbarten Überprüfung der Nutzungsberechtigung.
  • Daten der Fahrtanfrage (Start- und Zieladresse, Frühestes Abfahrtsdatum & Uhrzeit, Spätestes Ankunftsdatum & Uhrzeit)

    • Sofortige Löschung bei Stornierung der Fahrtanfrage durch den Nutzer
    • Löschung 6 Wochen nach Fahrttermin
  • Sofortige Löschung bei der Löschung des Nutzerkontos durch den Nutzer
  • Löschung bei Vertragsende der Unternehmensversion
  • Löschung bei Nichtbeantwortung einer mit Ihrem Unternehmen vereinbarten Überprüfung der Nutzungsberechtigung.
  • IP-Adressen

    • Löschung innerhalb von 6 Wochen.

8. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Um Ihre Fahrtwünsche mit Fahrtwünschen anderer Benutzer von TwoGo by SAP zu kombinieren, geben wir folgende Informationen an andere registrierte Nutzer weiter: Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Mobiltelefonnummer, E-Mail Adresse, Ihren Abhol- und Ausstiegsort und Ihre Fahrzeugdaten, falls Sie fahren. Sofern Sie Lichtbilder hochgeladen haben, werden diese ebenfalls an die Teilnehmer einer vermittelten Fahrtgemeinschaft weitergegeben.

Sofern Ihr Unternehmen reservierte Firmenparkplätze zur Verfügung stellt, geben wir das Kennzeichen des Fahrers einer Fahrgemeinschaft an das Unternehmen zur Überprüfung der Parkberechtigung weiter.

Ihr Unternehmen oder die lizensierte Organisation, durch die Sie sich registriert haben, kann eine oder mehrere Personen benennen, die die Enterprise-Funktionen von TwoGo by SAP verwalten (z. B. Erstellen von firmenbezogenen Standorten, Erfassung von aggregierten Statistiken). Für Supportzwecke können diese Administratoren auf alle Ihre personenbezogenen Daten und Mitfahrgelegenheiten bzw. Fahrtwünsche zugreifen und Ihr Konto sperren bzw. entsperren. Wird kein Administrator benannt, kann sich der Nutzer an den TwoGo by SAP Support wenden.

9. Subprozessoren

Damit wir Ihnen unseren Service bereitstellen können, nutzen wir Geografiedienste von HERE Europe B.V. mit Sitz der Gesellschaft: Kennedyplein 222-226, 5611 ZT Eindhoven, Niederlande. Hierbei werden folgende Daten übermittelt: Start und Ziel, Fahrtbeginn sowie Ihre IP Adresse.

SAP setzt Computacenter AG, Europaring 34-40, 50170 Kerpen ein, die im Auftrag von SAP telefonische Supportdienstleistungen für TwoGo by SAP erbringt. Hierbei werden folgende Daten offengelegt: sämtliche unter Ziffer 3 aufgeführten Daten.

Wir verkaufen oder vermieten Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte.

10. Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

SAP verpflichtet sich zum Schutz der personenbezogenen Daten, die Sie uns übermitteln. SAP wendet eine Kombination aus branchenüblichen Sicherheitstechnologien, Verfahren und organisatorischen Maßnahmen an, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff oder unbefugter Nutzung oder Offenlegung im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes zu schützen.

Unsere Mitarbeiter sind zur Wahrung Ihrer Rechte auf Privatsphäre und Vertraulichkeit verpflichtet.

Alle Daten und Informationen, die Sie zur Verfügung stellen oder die anderweitig während Ihrer Nutzung des TwoGo by SAP-Service erfasst werden, werden ausschließlich in SAP-eigenen Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

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11. Anfragen, Zugriff und Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten

TwoGo by SAP benötigt Ihre Hilfe, um die personenbezogenen Daten, die Sie uns übermittelt haben, immer auf dem neuesten Stand zu halten und ihre Vollständigkeit zu gewährleisten. Wenn Sie ein registrierter Nutzer sind, können Sie diese Aktualisierungen online über https://www.twogo.comselbst durchführen. Sie können Aktualisierungen oder sonstige Änderungen auch vornehmen, indem Sie eine E-Mail an info@twogo.com senden.

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie haben oder die Informationen einsehen möchten, die wir über Sie gespeichert haben, kontaktieren Sie uns bitte unter folgender Adresse:

TwoGo Support - info@twogo.com

Diese Datenschutzrichtlinie kann von uns jederzeit nach billigem Ermessen geändert werden. Bei einer Änderung dieser Datenschutzrichtlinie stellen wir die geänderte Datenschutzrichtlinie auf der Website von TwoGo by SAP ein und benachrichtigen Sie über die Änderung. Soweit sich eine Änderung auf die Nutzung von personenbezogenen Daten bezieht, die der Einwilligung unterliegen, wird SAP Ihre ausdrückliche Zustimmung einholen, bevor die Änderung umgesetzt wird.


Für die deutsche Fassung bitte hochblättern

TwoGo by SAP™

Privacy Statement for the Enterprise Version

Last updated on November 10, 2016

We have created this privacy statement to underline SAP’s obligation to protect the individual’s right to privacy. In this statement, we outline our procedure for handling personal data for this website. In terms of data protection legislation, SAP’s operation of the cloud service TwoGo by SAP is a function transfer.

1. What is personal data?

“Personal data” refers to all information relating to an identified or identifiable natural person; a person is “identifiable” if a reference to this person can be made directly or indirectly, in particular through association with an identification number or one or more factors specific to the person’s physical, physiological, mental, economic, cultural, or social identity.

In brief: With regard to your use of TwoGo by SAP, personal data is all information that refers to you as a person and that you make available to us or that we collect while you use our service.

2. Which personal data do we collect and why?

When you register for TwoGo by SAP, we ask you to provide the following data:

2.1 Mandatory Details:

  • First name and last name – communicated to everyone who is part of an organized shared ride
  • E-mail address – submitted by user to log on, communicated to everyone who is part of an organized shared ride, and used by TwoGo to communicate with the user. If an agreement has been made with your company, at regular intervals we will send an e-mail to the e-mail address provided, in which we will ask you to click on a confirmation link. This is how we will check that you still belong to the licensed company.
  • Password – used by user to log on
  • Cell phone number – communicated to everyone who is part of an organized shared ride
  • Private address and business address (act as dominant departure point and destination for recurring rides) – used for fast entry of ride intents and to receive relevant ride proposals from TwoGo.
  • Ride intent data (role as driver, passenger, or flexible, departure address and destination address, earliest departure date and time, latest arrival date and time, maximum number of passengers) – used by TwoGo to find a suitable shared ride.

2.2 OPTIONAL DETAILS:

  • Location data – communicated to the others who are part of your shared ride, if the mobile app has been installed and the location function in the app has been activated
  • Vehicle data (make, model, color, license plate), if you offer shared rides as a driver – communicated to everyone who is part of an organized shared ride. If you have been identified as a driver of a shared ride, the license plate of your vehicle can be accessed by your company, if your company provides specially reserved company parking spaces so that they can check whether you are authorized to park in these spaces.
  • Regular place of work (specifically defined buildings on company premises as departure address and destination address) – used to offer the user company-specific predefined locations for fast entry
  • Photograph
    • to customize your profile and to be communicated to the others who are part of the organized shared ride for the purpose of mutual identification
    • to be displayed in the follower feature. Your photograph will be displayed in the list of followers of the respective user (driver/passenger) whom you want to follow. Additionally, your photograph will be displayed in the respective lists of the users that follow you, as well as on the ride proposal that you post to your followers. Users can follow you in case you had a shared ride together or with your explicit invitation.
    • if you participate in the leader board and are one of the four best participants
  • Vehicle photograph – to customize your profile and to be communicated to the others who are part of the organized shared ride for the purpose of mutual identification

We can use this information to create your personal TwoGo by SAP account and to link you to the ride intents and shared rides that you create or are part of while you use our service. Furthermore, these details are used to exchange information with you and your fellow ride participants, as described further below. We use your e-mail domain to verify that you belong to a company or institution (“licensed organization”) that has the licenses required for this service.

When you access a TwoGo by SAP service (for example, log on to the website, create a ride intent, or change your personal data), we collect the date on which you accessed the service and which action you performed. We use this information for support purposes and to measure the frequency of use. We also log your IP address. This helps us protect the system from being attacked and helps eliminate errors from the service.

If you use the points account, the ride request data (role as driver, passenger, or flexible, departure address and destination address, earliest departure date and time, latest arrival date and time, maximum number of passengers) will also be used to manage your points account.

If you decide to use additional functionalities offered within the use of TwoGo by SAP, we may ask you to enter further personal data. In these cases, your personal data will only be used with your prior consent.

3. Use of cookies

Cookies are small text files stored on your computer by a website while you are browsing that website. They are often used so that websites function, or function more efficiently, and to provide the owners of websites with information.

TwoGo by SAP uses cookies to control your connection to the website, for example, to “note” your personal default settings, but does not use cookie tracking to collect information on you or your use of the website.

The following list explains which cookies TwoGo by SAP uses and why:

  • Session cookie JSESSIONID.
    This cookie is used to manage the user’s TwoGo by SAP session. It is deleted as soon as the browser is closed.

  • Security session cookie TGS[randomID].
    This cookie is created when the user logs on to the TwoGo by SAP website. It is used to identify the user’s security session and is deleted when the user logs off from the TwoGo by SAP website or closes the browser.

  • Keep me logged in cookie TGS[randomID].
    This cookie is created when the user logs on to the TwoGo by SAP website with the “keep me logged in for 2 weeks” feature activated. It is used to identify the user’s persistent session and is deleted when the user explicitly logs off from the TwoGo by SAP website or the period of two weeks has passed.

  • Protect from CSRF attacks cookie SAP_SECID_2GO_000.
    This cookie protects your connection to our servers from cross-site request forgery attacks. It is deleted as soon as the browser is closed.

In most Web browsers, you can use the browser settings to control most cookies to a certain extent. For example, in your browser help you can read how to configure your browser so that before you receive a cookie you are notified of how to delete cookies and so on. Note that it may not be possible to use the services if session cookies are not accepted.

4. Use of push services

If you use the TwoGo by SAP apps for Android or iOS, you will receive information about ride requests and ride status changes via push notification. For this purpose, the first time that you open the app (after installation, before registration), Google Cloud Messaging (GCM) or Apple Push Notification Service (APNS) assigns your mobile device a device ID for the TwoGo app. When you log on to TwoGo by SAP via the app, the created device ID is transferred to TwoGo by SAP and assigned to your user account. To communicate ride requests or ride status changes (for example, a ride has been organized, or an organized ride has been changed or canceled), TwoGo by SAP then sends encrypted messages to the GCM server or to the APNS. The GCM server or the APNS then delivers these messages to your smartphone the next time that the device connects with the GCM infrastructure or the APNS. The Android or iOS operating system forwards the messages to the TwoGo app on the device. The TwoGo app evaluates the messages and takes appropriate action (for example, loads ride date for an updated ride from the TwoGo server, logs off the user, and so on).

Please be advised that the server for the Google Cloud Messaging (GCM) service and the Apple Push Notification Service (APNS) may not be subject to the scope of the European Parliament and Council directive 95/46/EC dated October 26, 1995 regarding the protection of natural persons when processing personal data and regarding the free movement of data.

5. Use of data for statistical purposes

When using the TwoGo by SAP service, the following data is collected and used for statistical evaluations.

This information is no longer linked to a person. This is aggregated, and therefore anonymized data, which is compiled using the information listed in the following. This statistical data can be made accessible to your company or the licensed organization through which you registered, as a location-wide (or company-wide) aggregation, if your company would like statistics.

User statistics

  • Private address [only the city is mentioned. If fewer than 5 users are registered in this city, only the country is mentioned]
  • Gender [only if at least 5 users of the same gender are registered in a city]
  • Date of last activity [only if at least 5 users were active on the same day, otherwise aggregation for the month (displayed as month/01/year) or the year (displayed as 01/01/year)]
  • Has uploaded a profile picture [y/n]
  • Has specified vehicle data [y/n]
  • Has uploaded a vehicle picture [y/n]
  • Date of registration
  • Minimum length (in percent) of shared ride
  • Matching restricted to women [Y/N, only if gender Female is specified]
  • Maximum detour time (in minutes)
  • Preferred role (driver/passenger/both)
  • Date of registration [only if at least 5 users registered on the same day, otherwise aggregation for the month (displayed as month/01/year) or the year (displayed as 01/01/year)]

Ride intent statistics per company location

  • Desired role for this ride
  • Ride is organized [y/n]
  • User is driver [y/n]
  • Start date/end date [rounded to the nearest full hour]
  • Departure location/destination [city only]
  • Date of last activity
  • Distance per route
  • Number of free seats for passengers
  • Maximum detour time
  • Potential savings [CO2 and €]
  • User interface used to create the request

    [calendar, Web, mobile app]

  • User has released display of their location for passengers [y/n]

Daily statistics per company location

  • Number of users that cannot use the service on the key date
  • Number of users that have not confirmed their e-mail address

Note: Details of the statistics will be displayed only if the combination of the individual criteria results in more than 5 users. For example, if there are fewer than 5 users from the same city (private address) with the same gender who registered in the same year, the fields for the date of registration remain empty in the report.

6. Information from TwoGo

As part of our service, our system will communicate with you via e-mail. This exchange of information refers exclusively to rides or ride intents (for example, if we have found a suitable shared ride for you, the details of your ride have changed, or a potential ride starts or finishes near you).

We communicate via e-mail with users who use our services, and we communicate via telephone to process customer complaints or technical problems. We use your e-mail address to confirm the opening of your account and to send information on using the service.

7. How long do we retain personal data?

We delete all of your stored personal data as follows:

  • Name, e-mail address, password

    • Deleted 7 days after registration if the registration has not been confirmed
    • Deleted after the registered user has been inactive for 183 days
    • Deleted immediately when a user deletes his or her user account
    • Deleted at the end of the contract for the company version
    • Deleted if there is no response to the check agreed on with your company regarding the right to use the service
  • Other contact data and profile data (for example, cell phone number, private address and business address, regular place of work, photograph, vehicle data)

    • Deleted after the registered user has been inactive for 183 days
    • Deleted immediately when a user deletes his or her user account
    • Deleted at the end of the contract for the company version
    • Deleted if there is no response to the check agreed on with your company regarding the right to use the service
  • Ride intent data (departure address and destination address, earliest departure date and time, latest arrival date and time)

    • Deleted immediately when a user cancels the ride intent
    • Deleted 6 weeks after the ride
  • Deleted immediately when a user deletes his or her user account
  • Deleted at the end of the contract for the company version
  • Deleted if there is no response to the check agreed on with your company regarding the right to use the service
  • IP addresses

    • Deleted within 6 weeks

8. Transfer of your personal data

To combine your ride intents with ride intents of other users of TwoGo by SAP, we pass on the following information to other registered users: your first name and last name, cell phone number, e-mail address, pick-up location and drop-off location, and your vehicle data if you are the driver. If you have uploaded photographs, these will also be passed on to the others who are part of the organized shared ride.

If your company provides reserved company parking spaces, we will pass on the license plate of the shared ride driver to the company so that they can check authorization to park in these spaces.

Your company or the licensed organization through which you have registered can appoint one or more persons to manage the enterprise functions of TwoGo by SAP (for example, creating company-related locations or collecting aggregated statistics). For support purposes, these administrators can access all of your personal data and shared rides or ride intents, and lock or unlock your account. If no administrator is appointed, the user can contact TwoGo by SAP support.

9. Subprocessors

To be able to make our service available to you, we use geographical services provided by HERE Europe B.V., registered office: Kennedyplein 222-226, 5611 ZT Eindhoven, The Netherlands. The following data is passed on: departure and destination, start of ride, and your IP address.

SAP utilizes Computacenter AG, Europaring 34-40, 50170 Kerpen, which provides telephone support services for TwoGo by SAP on behalf of SAP. The following data is disclosed: all data listed under article 3.

We do not sell or rent your personal data to third parties.

10. Security of your personal data

SAP undertakes to protect all personal data that you provide us with. SAP uses a combination of industry-standard security technologies, procedures, and organizational measures to protect your personal data from unauthorized access or unauthorized use or disclosure in accordance with the German Federal Data Protection Act.

Our employees undertake to protect your rights to privacy and confidentiality.

All data and information that you make available, or that is otherwise collected while you use the TwoGo by SAP service, is stored only at SAP’s own data centers in Germany.

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11. Queries, access, and update of your personal data

TwoGo by SAP requires your assistance to keep the personal data that you have shared with us up to date and to ensure it is complete. If you are a registered user, you can make these updates yourself online at https://www.twogo.com. You can also make updates or other changes by sending an e-mail to info@twogo.com.

If you have any questions about this privacy statement, or would like to view the information that we have stored for you, contact us at the following address:

TwoGo Support - info@twogo.com

We may change this privacy statement at our own discretion at any time. If this privacy statement changes, we will publish the changed privacy statement on the TwoGo by SAP website and will inform you of the change. If a change affects the use of personal data, which requires consent, SAP will obtain your express permission before implementing the change.